2013年11月29日晚上，中科院武汉分院研究生会在分院行政楼302会议室召开专题会议，研究讨论一年一度的元旦晚会的筹划准备工作。武汉分院研究生会全体成员参加了本次会议，会议由研究生会主席苏方声主持。
会议主要围绕武汉教育基地2014年元旦晚会的组织策划进行研究讨论。首先，苏方声建议2014年元旦晚会主题为“我们是一家人”，并介绍选择这一主题的原因在于它能体现武汉地区六个研究所之间那种相互信任、相互关心、相互帮助的关系。接着，会议针对活动过程中的具体安排进行讨论，确保研究生会的每一位成员都能参与其中，为2014年元旦晚会做贡献。会议还针对活动中可能出现的问题或意外情况，提出多种解决方案。
苏方声在会议上指出，一年一度的武汉教育基地元旦晚会为中科院武汉分院系统的品牌活动，能否将这一活动举办得更加出色，在于本届研究生会前期的各项准备工作是否做得充足。由于武汉地区六个研究所地理位置较为分散，组织这种研究所层面的大型联合活动会遇到很大困难。但是，身为武汉分院研究生会的成员，我们有责任将这项品牌活动举办得精彩而出色。虽然我们在筹办的过程中会遇到时间、空间的限制，甚至有可能和学习、科研相冲突，但是我们要坚信，只要共同努力，协同作战，就一定能把晚会办好。随后，与会人员针对节目种类与节目前期准备展开讨论，并最终确定以舞蹈、歌曲、小品、话剧为主要节目类型，通过多种类型的节目展示来体现武汉科苑学子的青春风采和精神风貌，为武汉教育基地的广大师生奉献一桌丰盛的文化大餐。会议最后，根据活动策划以及现场讨论结果，全体成员对后续各项准备工作进行了详细分工。
通过本次会议，武汉分院研究生会为2014年元旦晚会的组织筹备工作统一了思想，凝聚了精神，群策群力制定了详细的策划方案和周密的分工部署，为晚会的成功举办奠定了基础。
